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業務のマニュアル化
４月から新年度が始まり、多くのクリニックで新規スタッフが採用されています。スタッフ採用時には丁寧な新人教育が必要となりますが、通常業務と並行しての教育実施に難しさを感じる部分もあるかと思います。そこで今回は業務のマニュアル化を紹介します。
マニュアル作成はその手間や時間を実務にあてたいと考え、つい後回しになりがちですが、一度作成して正しく運用していけば、以下のような多くのメリットを実現することができます。
① 業務の平準化（属人化の防止）
② 業務の効率化（業務手順の見直しによる最適な業務フローの実現）
③ 教育内容の統一と時間短縮
弊社では、『Teach me Biz』というマニュアル作成ツールを活用しています。テンプレートに沿って画像と文字を入れるだけで、手順を１つずつ表示する分かりやすいマニュアルを簡単に作成できます。画像だけでなく、動画も組み込むことが出来ますので、言葉で表現するのが難しいクリニックでの業務も手間をかけずにマニュアル化が図れます。スマホやタブレット端末での閲覧も出来ますので、往診先などでの活用も可能です。
マニュアル化で重要なことは、必要な業務と不要な業務との線引きとマニュアルを各スタッフに浸透させ、必要に応じて修正・バージョンアップさせていくことです。
定型的な作業や業務は極力マニュアル化をして効率化を進めることで、スタッフに余裕が生まれ、最終的には患者様一人ひとりへの心のこもった対応に繋げていきます。
マニュアル作りは短時間でできることではありませんが、中長期でクリニックの運営を考えたときには、とても重要な取り組みであると考えられますので、一度検討してみてはいかがでしょうか。
【文責：山口美智子／プロフィールはこちら】